1.1【知识点拨】PPT可以用来做什么

作为一种最新潮、最有效的商务沟通方式，PowerPoint的用途不下百种，而且还在不断延伸。但根据应用主体、内容、目的以及要求的不同，我们把最常用的演示文稿分为八大类，并对它们各自的特点进行分析。

1.1.1 PPT可以用来做什么

文件是指存储在磁盘上的信息的集合，包含数字、图像、声音、文本、程序等。有些文件可以独立使用，例如文本文件、音乐视频文件、图片文件等。而通常一个程序都是由许多各种各样的文件组合而成，来完成许多复杂的功能。

1. 企业宣传

画册是平面的、静态的，缺乏时效性，而且只能让客户单独观看，难以营造整体氛围；视频宣传片投资成本高，缺乏互动。企业宣传PPT正弥补了以上两种宣传方式的不足，动静结合，听说互动，营销人员根据PPT内容进行讲解，随心所欲，既能宣传公司形象，也能展现个人魅力。

企业宣传PPT的几个典型特点如下。

专业：企业宣传PPT是企业形象识别系统的重要组成部分之一，代表了一个公司的实力、文化和品牌，要与企业主题色、主题字、画册、网页等保持一致，制作精美、细致。所以一般要由专业企划人员和设计人员制作。

直观：一方面，企业的理念、历史、业绩、发展规划等都较抽象，需要把这些内容形象化；另一方面，企业需要对外展示公司形象、产品形象、员工面貌等直观内容。所以，企业宣传PPT需要综合应用图表、图片和动画等手段，实现可视化、直观化的表达效果。

2. 工作报告

年终需要总结、项目需要总结、活动需要总结、学习需要总结、执行更需要总结……有工作，就需要总结；有总结，自然要汇报。

我们已经告别了对着领导念稿子的年代，那是呆板、落后、枯燥、平淡的代名词。信息化的推进，让我们正迎来工作汇报的PPT时代，而首当其冲的，自然是政府、大中型企业、公用事业单位，目前工作报告PPT的应用也主要限于以上几种类型。

工作报告PPT的几个典型特点如下。

用色传统：“科技蓝”、“中国红”是大众色，也是多数领导容易接受的颜色。前者多用于商务与企业，后者多用于党政机关。使用这两种颜色稍微有些俗套，但一般不会出错。

背景简介：因为工作汇报PPT的内容复杂，所以背景一般都是由色块、线条以及简单点缀图案组成。部分领导也喜欢有一些高光之类的点缀色，放置内容的空间尽可能开阔。

框架清晰：工作汇报一般由这几部分组成：前言或背景、实施情况、成绩与不足、未来规划等。

画面丰富：政府、国有企业、事业单位领导一般喜欢艳丽的图标色彩、立体的图标质感、内容与背景高度对比的画面风格。

图片较多：背景图、点缀图表、衬托图片等适当放置，“眼见为实”是人的普遍心理，图片的大量应用会大大增加业绩的说服力。

动画适当：传统观点认为工作汇报PPT应简洁明了，无须动画。近年来，PPT动画的应用已经深入人心，适当加入动画效果不仅让PPT变得鲜活，而且更有利于理清思路，强化PPT的说服力。

3. 项目宣讲

PPT是项目宣讲最理想的工具，在各类竞标方案中已得到普遍应用。

项目宣讲PPT的几个典型特点如下。

站在客户的立场制作：如果客户是专家，则PPT尽量专业；如果客户是外行，则PPT尽量通俗易懂；如果客户参差不齐，则以决策者的情况为标准。

为客户量身定做：依据客户的主题色、主题字制作，加上客户的logo，并说明与客户联合进行，相信客户能体会到你的良苦用心。

尽可能具体：具体不是面面俱到，而是在某些重要环节让客户看到你的付出、你的成果，这会大大增加你的得分。

4. 培训课件

课件是帮助老师上课的有力工具，随着多媒体技术的不断发展，几乎所有的学校上课时都会使用到课件。课件形象地将老师要表达的观点以文字、图形、动画的方式向学生展示出来，一改传统课堂枯燥乏味的授课方式。

而现在很多企业也使用PPT来做培训，用以缓解被培训者的辛苦、烦闷、劳累、无聊等情绪感受，培训效果也往往事半功倍。

培训课件PPT的几个典型特点如下。

善于举例：道理总是让人难以理解，举一个例子则可以少费很多口舌。

善用比较：人们总是容易听取熟悉的内容，而排斥陌生的信息。比喻，则能让陌生的内容熟悉化，让学员容易理解，过目不忘。

生动多变：不要让PPT停留在一个画面10分钟以上，否则再美的画面也会让观众厌烦。

情节起伏：不要一张背景从头用到尾，过渡页的应用、色彩的变化，以及个性化、趣味话图片的应用都能让学员为之心动。

相信你客户中的决策者都是日理万机的，不可能花费大量的时间研读动辄几十页甚至上百页的咨询报告，把你的研究成果浓缩成一个30页的PPT，让客户半个小时就能够掌握最核心的观点，自然会更加彰显你的价值。

5. 咨询方案

咨询方案PPT的几个典型特点如下。

推理严谨：最有效的咨询是让你的客户主动得出结论。而大量使用图表，会让你的推理环环相扣，引导你的客户主动认同你的观点。

画面简洁：过度的渲染会让人觉得你的咨询华而不实；简洁的内容有时候更能彰显你的专业与可信。

有理有据：让你的每个数据都有来头。

6. 婚庆礼仪

在浪漫的婚庆典礼上播放温馨的PPT，能为婚礼现场增光添彩。通过在PPT中播放新郎新娘的照片，还能给客人带来乐趣。

婚庆礼仪PPT的几个典型特点如下

真情动人：把你们生命中最真挚的一幕给别人分享，自然能让观众动容，

幽默感人：给观众一点惊喜。美的东西让人欣赏，但不一定能够记在心里，幽默的东西却往往让人回味无穷。

精彩迷人：当你们白发苍苍的时候，蓦然回首，也许这套PPT是你们最美的回忆。别让它有缺陷，设计再美一些，细节再进一步。

7. 竞聘演说

如果说婚庆礼仪PPT是完全属于自我的，竞聘演说PPT则是自我个性与集体精神的结合体。

竞聘演说PPT的几个典型特点如下。

突出个性：年轻人青春活泼；中年人沉着冷静；年长者历练深厚。这些都可以通过画面表现出来。

展现集体：把个性与公司结合起来，别忘了显示单位的logo、图案、主题色以及与集体的大合照。

8. 休闲娱乐

包括游戏、故事、哲理短片、动作影片、音乐动画等，国内外PPT爱好者尝试过各种各样、五彩纷呈的作品。我们倡导简单、有趣、轻松又不低俗的PPT休闲作品，便于白领、商务人士之间分享与传播。