- Excel 2007表格·数据·图表完全自学手册
- 本书编委会编著
- 739字
- 2024-12-22 16:01:57
第3章 新建、保存与打开文件操作
本章导读：
文件操作是学习一个软件首先必须掌握的基础知识。
本章主要介绍Excel 2007文件的3个最基本的操作，即新建、保存与打开。读者熟练掌握后，可为后面学习Excel 2007打下重要的基石。
技能提要：
新建文件的方法与技巧。
保存文件的方法与技巧。
打开文件的方法与技巧。
3.1 新建文件的方法与技巧
新建文件是建立工作表的基础，在Excel 2007中有多种方法建立工作簿文件。
3.1.1 新建空白文件
新建空白工作簿的方法通常有如下几种：
（1）启动Excel 2007。
启动Excel 2007后，Excel 2007会自动新建一个命名为“Book1”的空白工作簿文件，如图3-1所示。
图3-1
（2）菜单命令。
使用菜单命令新建空白工作簿的操作方法如下。
01 单击“Office”按钮
选择“新建”命令，操作如图3-2所示。
排解疑难：
问：“Office”按钮的主要作用是什么？
答：“Office”按钮是Excel 2007将功能整合在用户界面中的一个入口，与以前版本的“文件”菜单相似。其中列出了多个有关文件的操作命令，如新建、保存及打开等。
图3-2
02 打开“新建工作簿”对话框，单击“空白文档和最近使用过的文档”选项单击中间窗格的“空工作簿”图标单击“创建”按钮，操作如图3-3所示。
图3-3
（3）键盘快捷方式。
按键盘方式：【Ctrl+N】组合键。
3.1.2 根据模板新建文件
模板是指一个或多个文件，其中所包含的文档结构，构成了已完成文件的样式和页面布局等元素。通过模板可以快速创建具有固定格式的文档，以提高工作效率。
根据模板新建文档的操作方法如下：
01 单击“Office”按钮选择“新建”命令，打开“新建工作簿”对话框。
02 单击“已安装的模板”选项单击中间窗格中所需的模板（如此处的“销售报表”）图标单击“创建”按钮，操作如图3-4所示，结果如图3-5所示。
图3-4
图3-5
3.1.3 根据现有文件新建文件
在Excel 2007中，还可以根据现有文件来新建文档，操作方法如下：
01 单击“Office”按钮选择“新建”命令，打开“新建工作簿”对话框。
02 单击“根据现有内容新建”选项，操作如图3-6所示。
图3-6
03 打开“根据现在工作簿新建”对话框，在“查找范围”下拉列表框中选择需要的工作簿文件路径选择需要的工作簿文件单击“新建”按钮，操作如图3-7所示。
图3-7
现场练兵:
启动Excel 2007，根据模板新建一个“考勤卡”工作簿文件。
3.2 保存文件的方法与技巧
编辑新建的工作簿文件后，为了以后使用，需要保存该工作簿文件，即将文档从内存转移到磁盘上作永久存储。
3.2.1 保存与另存为文件
保存与另存为文件对于新建的工作簿文件来说没有区别，都会弹出一个“另存为”对话框。对于已经保存过的工作簿文件，编辑之后保存会直接覆盖原文件，而另存为则会打开“另存为”对话框由用户选择保存。
1. 保存文件
保存文件的操作方法如下：
01 单击“Office”按钮选择“保存”命令，操作如图3-8所示。
图3-8
02 打开“另存为”对话框，在“保存位置”下拉列表框中选择保存路径在“文件名”下拉列表中输入要保存的文件名单击“保存”按钮，操作如图3-9所示。
图3-9
排解疑难：
问：还有哪些保存文件的方法？
答：还可以单击快速访问工具栏中的“保存”
按钮或者【Ctrl+S】组合键。
2. 另存为文件
另存为文件的操作方法如下：
单击“Office”按钮选择“另存为”命令，打开“另存为”对话框，操作如图3-10所示。
图3-10
3.2.2 保存为模板文件
保存为模板文件的操作方法如下：
01 单击“Office”按钮选择“另存为”命令，打开“另存为”对话框。
02 在“保存位置”下拉列表框，选择保存路径在“文件名”下拉列表框中输入要保存的文件名在“保存类型”下拉列表框中选择“Excel工作簿”选项单击“保存”按钮，操作如图3-11所示。
图3-11
排解疑难：
问：Excel文件与Excel模板的文件扩展名分别是什么？
答：Excel文件的扩展名为“.xlsx”，Excel模板文件的扩展名为“.xltx”。
3.2.3 保存为Office低版本格式文件
使用Excel早期版本的用户可能无法或很难编辑文档中使用Excel 2007的新增或增强的功能创建的内容，因此需要将Excel 2007文件保存为低版本格式文件，操作方法如下：
01 单击“Office”按钮选择“另保存”命令在弹出的子菜单中选择“Excel 97-2003工作簿”命令，操作如图3-12所示。
图3-12
02 打开“另存为”对话框，在“保存位置”下拉列表框中，选择保存路径在“文件名”下拉列表框中输入要保存的文件名在“保存类型”下拉列表框中选择“Excel 97-2003工作簿”选项，单击“保存”按钮，操作如图3-13所示。
图3-13
3.2.4 加密文件
通过加密文件，可以保护工作簿不被查看和修改。加密文件一般有以下两种方法。
（1）利用“另存为”对话框。
利用另存为对话框加密文件的操作方法如下：
01 单击“Office”按钮选择“另存为”命令，操作如图3-14所示。
图3-14
02 打开“另存为”对话框，在“保存位置”下拉列表框中，选择保存路径在“文件名”下拉列表框，输入要保存的文件名单击“工具”按钮，打开其下拉菜单选择“常规选项”命令，操作如图3-15所示。
图3-15
03 打开“常规选项”对话框中，在“打开权限密码”或“修改权限密码”文本框中，输入权限密码单击“确定”按钮，操作如图3-16所示。
图3-16
04 打开“确认密码”对话框，再次输入权限密码。注意两次输入的密码要一致，否则会弹出如图3-18 所示的密码不一致的警告框单击“确定”按钮，操作如图3-17所示。
图3-17
图3-18
05 返回“另存为”对话框，单击“保存”按钮，操作如图3-19所示。
图3-19
下次打开该工作簿文件时，将弹出如图3-20所示的“密码”对话框，要求输入打开权限密码。输入正确密码之后单击“OK”按钮即可打开文件。
图3-20
如果输入的密码错误，将弹出如图3-21所示的密码不正确的警告框。
图3-21
排解疑难：
问：“打开权限密码”与“修改权限密码”可以同时设置吗？它们分别表示什么意思？如果同时设置，忘记其中的一个会产生什么结果？
答：“打开权限密码”与“修改权限密码”可以同时设置。“打开权限密码”确保工作簿不被不知道密码的用户打开，而“修改权限密码”确保工作簿不被不知道密码的用户修改。同时设置两个密码后，“打开权限密码”优先于“修改权限密码”。即如果忘了“打开权限密码”，“修改权限密码”则无用武之地了。因为文件无法打开，就谈不上修改。
（2）利用菜单命令。
利用菜单命令加密文件的操作方法如下：
01 单击“Office”按钮选择“准备”命令，打开下一级子菜单选择“加密文档”命令，操作如图3-22所示。
图3-22
02 打开“加密文档”对话框，在“密码”文本框中输入密码单击“确定”按钮，操作如图3-23所示。
图3-23
03 打开“确认密码”对话框，在“重新输入密码”文本框中输入与上步相同的密码单击“确定”按钮，返回工作簿窗口保存工作簿，操作如图3-24所示。
图3-24
名师点拨：
如果要取消加密文件的密码，用户只需打开加密文件。然后打开“加密文档”对话框，删除密码后保存文件即可。
3.2.5 关闭文件
这里所讲的关闭文件是指关闭当前的工作簿窗口，而不退出Excel 2007，关闭文件一般有以下方法。
（1）利用关闭窗口按钮。
操作方法如下：
01 单击工作簿窗口右上角的“关闭窗口”按钮，操作如图3-25所示。
02 如果修改了文件，将打开提示是否保存对文件所做的更改的对话框。单击“是”按钮将保存文件后关闭文件；单击“否”按钮将不保存更改而关闭窗口；单击“取消”按钮则不关闭窗口而返回窗口。如果文件未执行保存操作，单击“是”按钮将弹出“另存为”对话框保存文档后关闭文件。这里以打开的文件为例，并且单击“是”按钮，操作如图3-26所示。
图3-25
图3-26
（2）利用菜单命令。
操作方法如下：
01 单击“Office”按钮选择“关闭”命令，操作如图3-27所示。
图3-27
02 出现是否保存更改的提示框，单击“是”按钮后的结果如图3-28所示。
图3-28
名师点拨：
关闭文件还可以按【Ctrl+W】组合键。
现场练兵：
启动Excel 2007，将“Book1”工作簿另存为“员工档案表end.xlsx”，并设置打开权限密码和修改权限密码分别为“123”和“1234”。
3.3 打开文件的方法与技巧
要操作磁盘上已经存在的Excel文件，首先要打开该文件。即将文件从磁盘中读入内存并显示，以供用户操作。
3.3.1 直接打开已有工作簿文件
直接打开已有工作簿文件的操作方法如下：
01 单击“Office”按钮选择“打开”命令，操作如图3-29所示。
图3-29
02 打开“打开”对话框，在“查找范围”下拉列表框，选择要打开的文件路径选择文件单击“打开”按钮，操作如图3-30所示。
图3-30
3.3.2 以只读方式打开工作簿文件
直接打开已有工作簿文件后，用户拥有完全编辑该文件的权限。有时对于一些重要的文件，用户不希望打开后被修改，那么可以以只读方式来打开该文件。
以只读方式打开工作簿文件的操作方法如下：
01 单击“Office”按钮选择“打开”命令，操作如图3-31所示。
图3-31
02 打开“打开”对话框，在“查找范围”下拉列表框中选择要打开的文件路径选择文件单击“打开”按钮右侧的下拉按钮，打开下拉菜单选择“以只读方式打开”命令，操作如图3-32所示。
图3-32
02 打开的文件名后多了“只读”两个字，如图3-33所示。用户可以浏览或修改该文件，但是修改之后保存文件时，弹出如图3-34所示的提示对话框提示用户另外保存该文件，从而达到保护该文件的目的。
图3-33
图3-34
3.3.3 挽救被破坏的工作簿文件
如果Excel工作簿文件被破坏，即按照正常的打开方式无法打开该文件，则可尝试以打开并修复的方式来打开该文件，从而达到挽救该文件的目的。
挽救被破坏的工作簿文件的操作方法如下：
01 单击“Office”按钮选择“打开”命令，打开“打开”对话框。
02 选择文件单击“打开”按钮右侧的下拉按钮，打开下拉菜单选择“打开并修复”命令，操作如图3-35所示。
03 弹出修复提示操作框，如果要复原尽可能多的内容，单击“修复”按钮，修复完成后会弹出一个如图3-37所示的报告对话框，单击“关闭”按钮即可；如果Excel不能修复文件，则单击“提取数据”按钮；单击“取消”系统将不执行修复操作，操作如图3-36所示。
图3-35
图3-36
图3-37
现场练兵：
分别以直接方式、只读方式和打开并修复方式打开“工资表.xlsx”文件。
本 章 小 结
本章系统地讲解了Excel 2007文件的3种常规操作，即新建、保存和打开，包括新建空白文档、根据模板和现有文件新建文档保存与另存为文件、保存为模板文件、保存为Office低版本格式文件加密保存文件，以及打开文件的3种方式，即直接打开、以只读方式打开和打开并修复。
过 关 实 战
启动Excel 2007，按要求完成以下练习题。
（1）关闭“Book1”工作簿窗口。
（2）根据模板新建一个“账单.xlsx”文件。
（3）将文件保存为“我的账单.xlsx”文件。
（4）打开“我的账单.xlsx”文件，设置打开权限密码为“123”，另存为“我的11月份账单.xlsx”。
（5）打开“我的11月份账单.xlsx”文件，删除打开权限密码并存盘。