6.1 题注、引文、索引项

在文档中，为了方便自己和他人的查找和阅读，也为了能更好地排版，经常会在Word 2013中为表格和图片等对象添加题注。题注就是给图片、表格、图表、公式等项目添加的名称和编号。另外，在编写文档有时也会直接从别处引用文献，引用的文献需要标注出处。本节详细介绍题注、引文及索引项的设置技巧。

技巧1 用“题注”为多对象编号

长文档中经常会出现图形、图片和表格，当对象较多时一般我们需要为对象添加编号，插入题注即可为多对象添加编号。并且此做法的好处是，当我们对象有所添加或删除时，图片能够自动重新编号。具体操作如下：

Step 1 选中图片，在“引用”选项卡的“题注”选项组中单击“插入题注”按钮（图6-1），弹出“题注”对话框。

Step 2 单击“新建标签”按钮（图6-2），弹出“新建标签”对话框。

Step 3 在“标签”框中输入“图”，单击“确定”按钮，（图6-3）即可插入题注，效果如图6-4所示。

Step 4 删除第2张图片后，再选中所有题注，右击鼠标，在弹出的右键菜单中单击“更新域”命令（图6-5），图片自动重新编号，效果如图6-6所示。

技巧2 “交叉引用”题注编号

当文档中对象较多时，我们需要在文档中对引用对象进行编号，以实现文本内容中的引用与对象编号呈现一一对应关系。这时我们需要使用“交叉引用”功能，此方法的好处如同使用“题注”为对象编号一样，当有新对象被添加或有对象被删除时，编号可实现自动更新。“交叉引用”功能的操作如下：

Step 1 将光标定位到需要插入图片编号的位置处，在“引用”选项卡的“题注”选项组中单击“交叉引用”按钮（图6-7），弹出“交叉引用”对话框。

Step 2 单击“引用类型”设置框下拉按钮，在弹出的下拉列表中单击“图”，在“引用哪一个题注”列表中选择需要引用的题注，如图6-8所示。

Step 3 单击“插入”按钮即可插入题注，效果如图6-9所示。

Step 4 如果有图片删除，选中文本，右击鼠标，在弹出的右键菜单中单击“更新域”命令，即自动重新编号，效果如图6-10所示。

技巧3 通过“交叉引用”快速定位到指定的目录

在编写文档时，若我们需要提及某个内容，此时可用交叉引用功能来实现目录的定位，这样当文档中页码或者标题有所改变时，通过更新域，引用的位置也会自动发生改变。

Step 1 将光标定位在返回点输入“返回”文字，在“引用”选项卡的“题注”选项组中单击“交叉引用”按钮（图6-11），弹出“交叉引用”对话框。

Step 2 单击“引用类型”下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择“标题”，在弹出的下拉列表中选择题注，单击“确定”按钮（图6-12），即可在该处插入超链接。

Step 3 当完成插入超链接，若我们希望通过超链接返回到相应目录位置，则可按住〈Ctrl〉键，单击链接（图6-13），即可返回到目录，效果如图6-14所示。

技巧4 在文档中标记引文内容

引文是对法规、规则或他人研究成果的借鉴，它的作用在于通过引用相关文本来让自己文本中所表达的观点更加有说服力，提高文章的可信度、有效性和科学性。下面我们学习标记引文内容的方法。

Step 1 选中引文，在“引用”选项卡的“引文目录”选项组中单击“标记引文”按钮（图6-15），弹出“标记引文”对话框。

Step 2 单击“类别”按钮（图6-16），弹出“编辑类别”对话框。

Step 3 在“类别”列表中选中“16”，在“替换为”框中输入“食品安全法”，依次单击“替换”和“确定”按钮（图6-17），返回“标记引文”对话框。

Step 4 在“短引文”框中输入短引文，单击“标记”按钮（图6-18），即可在文档中标记出引文内容，效果如图6-19所示。

技巧5 在文档中插入引文目录

将所有的引文标记后，再在文档中插入引文目录，即可将所有引文罗列出来，方便查阅。引文目录和索引非常相似，引文目录可以对标记内容进行分类，而索引只能利用拼音或笔画进行排列。插入引文目录的具体操作如下：

Step 1 在“引用”选项卡的“引文目录”选项组中单击“插入引文目录”按钮（图6-20），弹出“引文目录”对话框。

Step 2 切换至“引文目录”选项卡，在“类别”框中找到并选中“食品安全法”，单击“确定”按钮（图6-21）即可在文档中插入引文目录，效果如图6-22所示。

技巧6 在文档中标记出索引项

索引是根据一定需要，把书刊中的主要概念或各种题名摘录下来，标明出处、页码，按一定次序分条排列，以供人查阅的资料。要在Word 2013中编制索引，我们首先需要标记文档中的概念名词、短语之类的索引项。标记索引项的具体操作如下：

Step 1 选中标记为索引的文字，在“引用”选项卡的“索引”选项组中单击“标记索引项”按钮（图6-23），弹出“标记索引项”对话框。

Step 2 在“主索引项”框中自动显示选择内容，单击“标记”按钮，再单击“关闭”按钮（图6-24），即可在文档中标记出索引项，如图6-25所示。

技巧7 在指定位置插入索引

文档中创建多个索引项后，即可按下面步骤在文档指定位置创建索引，通过索引目录我们可以快速查看到各索引项的位置。具体操作如下：

Step 1 将光标定位到需要插入索引的位置，输入“索引”文字，按〈Enter〉键进入下一行。在“引用”选项卡的“索引”选项组中单击“插入索引项”按钮（图6-26），弹出“索引”对话框。

Step 2 选取“索引”选项卡勾选“页码右对齐”复选框，单击“栏数”下拉按钮，选中“1”；单击“排序依据”下拉按钮，选中“拼音”单击“确定”按钮，（图6-27），即可在该位置插入索引，效果如图6-28所示。

技巧8 编辑与更新索引

当索引项或索引项所在的页码发生改变后，应该更新索引以适用所做的更改。具体操作如下：

选中索引，单击鼠标右键，在弹出的右键菜单中单击“更新域”命令（图6-29），即可更新索引，效果如图6-30所示。

技巧9 为专业文档添加脚注与尾注

在编辑一些专业文档时，如学术报告，试验总结等，其中往往包含了许多专业术语，我们为了增加文章的可读性，需要给这些专业术语进行相应的解释和翻译。另外，对于引用类的内容，因为版权的问题，需要对其标明出处，这些时候都需要用到脚注和尾注。

脚注与尾注的区别在于，脚注主要是用在对词语进行解释，脚注会出现在相应的页面底端。尾注可以用来标注某些内容的引用出处，尾注会出现在整篇文章的末尾处。下面具体讲解添加脚注与尾注的方法。

1）添加脚注：

Step 1 选中要插入脚注的文本，在“引用”选项卡的“脚注”选项组中单击“插入脚注”按钮（图6-31），即可插入脚注。

Step 2 在光标位置处输入脚注内容，输入完成后，将光标放置在插入脚注的文字上，出现时，即可查看脚注内容，如图6-32所示。

2）添加尾注：

Step 1 选择要插入尾注的文字后，在“引用”选项卡的“脚注”选项组中单击“插入尾注”按钮，在光标处输入尾注文字，即可为文字添加尾注，如图6-33所示。

Step 2 在文档的结尾处输入尾注内容，即可为选定的文字添加尾注，如图6-34所示。