需要留存的文件资料又多又杂，统统扫描成电子文档

有些文件资料以后可能还有用，一时半会儿扔不了，可又特别占地方……如果把这类物品和正在进行中的项目资料混在一起，那可就乱套了，工作效率会明显降低。真要从留存的资料里找些数据吧，也是一桩麻烦事，因为你压根就记不住什么东西放在了哪里……在双重不便的夹击下，效率怎么可能高得起来呢？

把以后可能用得上的文件资料直接处理掉肯定不合适，所以我选择将纸质文件统统扫描成电子文档保存在电脑里，不留实物。文件名要尽量具体，最好加上日期，这样不仅便于搜索，还可以迅速找到需要用的数据，比翻阅纸质资料省事多了。要是办公室的扫描仪带OCR功能（能够识别扫描图像中的文字），那么连电子文档的内容都是可以搜索的，大家有空的时候不妨研究一下办公室电子设备的功能。

扫描看似麻烦，却能为今后的高效工作打好基础。觉得文件资料越攒越多了，不妨找时间整理一下，否则你就得一直在堆积如山的文件里找东西，要多麻烦有多麻烦。常言道，欲速则不达，看似费时费事的文件扫描工作，其实是在给未来的自己创造方便。

如果你实在抽不出时间与精力去扫描，也可以把这类文件装进收纳箱，转移到储物柜之类的地方，让它们暂时远离办公桌（没有储物柜的话，直接放到办公桌底下也可以）。切记，一定要把“封箱日期”写在箱子上。把新旧明确区分开，这样才有助于提升工作效率。假设你对照日期之后发现，自己已经有一年多没有打开过箱子了，也许就会萌生把它们处理掉的念头，连扫描的工夫都省了。