3.1 创建数据表

在Access中，创建数据表是最基本的单元，它是数据库制作的开端。创建数据表之后，还需要通过添加字段和类型，以及设置字段属性等操作，来完善数据表。

3.1.1 新建数据表

在Access中，当用户新建数据库文档时，系统会在创建数据库文档时同时创建一个默认的数据表。除此之外，用户还可以通过下列两种方法，来创建数据表。

1．在数据库中创建数据表

打开数据库，执行【创建】|【表格】|【表】命令，即可创建一个新表，并将该数据表显示为当前活动数据表。

2．在表设计中创建数据表

打开数据库，执行【创建】|【表格】|【表设计】命令，即可以设计视图的方法创建一个新表。

3.1.2 添加字段及类型

设计数据库时，如果数据类型是非文本类型的，则需要为每个字段设置适当的数据类型。

1．字段类型

在Access中，包含有10种字段类型和“查阅向导”。只有了解了这些字段类型和作用后，才能正确地选择字段的类型。

2．在【数据表】视图中添加字段和类型

默认情况下，新建表中会存在ID和【单击以添加】2个字段。单击【单击以添加】字段中的下拉按钮，在列表中选择一个字段类型。

此时，将在【单击以添加】字段前面插入一个名为“字段1”的新字段。

由于新插入的“字段1”字段名称为激活状态，因此用户可直接输入新的字段名称，例如“图书”，对字段进行重命名操作。

最后，在“图书”字段名称下方的单元格中，输入字段数据即可。

3．在【设计】视图中添加字段及类型

当用户在表设计中创建数据表后，可直接在【设计】视图中，为表添加字段。

在【设计】视图的表中的【字段名称】列中的第1个单元格中，输入字段名称。

然后，在【字段名称】列中的第2个单元格中，输入第2个字段名称。以此类推，可以为表格添加其他字段。

默认情况下，新建字段后系统会自动为其指定“短文本”数据类型。此时，用户可通过单击数据类型中的下拉按钮，在其下拉列表中选择相匹配的数据类型。

4．用按钮添加字段和类型

新建数据表之后，执行【表格工具】|【字段】|【添加和删除】|【短文本】命令，即可在表中添加一个“短文本”数据类型的字段。

除此之外，用户还可以通过执行【表格工具】|【字段】|【添加和删除】|【其他字段】命令，在其级联菜单中选择相应数据类型的方法，添加指定数据类型的字段。

5．更改字段类型

在数据表中选择需要更改数据类型的字段列，执行【表格工具】|【字段】|【格式】|【数据类型】命令，在其级联菜单中选择相应的数据类型，即可更改当前字段的数据类型。

3.1.3 设置字段属性

用户在【设计】视图中，除了设置字段的类型外，还可以通过下面【常规】选项卡中的的内容，来设置字段属性。

【常规】选项卡中所包含的各选项和含义，如表所示。

下面我们再来详细介绍几种常用的字段属性，并了解该字段属性的应用方法。

1．改变字段大小

在【字段大小】文本框，可以限定文本字段的大小和数字型数据的类型。例如，在【字段大小】文本框中，默认显示文本类型为255字节。

字段大小属性的设置，包括文本型和数字型两种字段类型。其中，文本型字段的大小属性是指文本型数据保存的大小和显示的大小，字节的大小范围为0～255，用户可根据字段内容，来改变其大小。而数字型字段的大小属性是指数字型数据的种类，不同的种类存储数字型数据的大小范围也不尽相同。

另外，用户可根据字段大小的范围表，来详细了解字段大小的范围。

2．选择数据格式

格式是控制数据显示或打印的格式。不同类型的数据有着不同的格式。例如，在“日期/时间”类型的字段中，可以设置日期的格式。

文本和备注型数据的格式，可分为文字字段的格式、零长度字符串的格式和Null值字段的格式。

在设置格式时，用户可以使用4种格式符号来控制输入数据的格式，如下表所示。

3．设置小数位数

小数位数是指小数的位置（只用于数字类型及货币类型）。小数位数一般为0～15位，可根据数字或者货币类型的字段大小来设置。

如果字段大小为字节、整数、长整数，则小数位为0；如果字段大小为单精度或双精度，则小数位分别为0～7位和0～15位；如果字段为货币类型数据，则小数位为“自动”，默认为2位。

4．使用标题

标题是用于显示该字段的别名。例如，在【地址】字段的【标题】文本框中，输入“家庭住址”文字。然后，切换到【数据表】视图中，此时的字段名将会显示为“家庭住址”。

5．默认值

默认值是用户在添加新记录时，自动显示的字段值。默认值的使用是为减少输入时的重复操作，它是任何符合字段要求的数据值。

在【设计】视图中，将货币类型的“借阅费”字段名，设置其默认值为0。然后，在【数据表】视图中，将显示新记录默认值为“￥12.00”。

6．设置验证规则

数据的验证规则用于对字段内容所输入的数据加以限制，并检查用户输入的数据值是否合法。

如果在【验证规则】文本框中，输入“<20”，则表示该字段的所有数值不能大于等于20。

切换到【数据表】视图中，当用户在【借阅费】字段下方的单元格中输入大于20的数值时，系统会弹出提示信息框。

7．设置规则文本

规则文本是输入的数据违反该字段有效性规则时出现的提示。其内容可以直接在【规则文本】文本框中输入，或者当光标位于该文本框中时按Shift+F2键，在弹出的【缩放】窗口中，输入有效文本。

8．输入掩码

输入掩码控制用户向数据库中输入数据的方式。例如，输入掩码可以要求用户输入遵循特定国家/地区惯例的日期（YYYY-MM-DD）或电话号码。

因此，用户可以在【输入掩码】文本框中，输入特定的掩码格式为____-__-__。然后，在【数据表】视图中即可显示出来。

另外，用户可单击【输入掩码】文本框后面的【浏览】按钮。在弹出的【输入掩码向导】对话框中，设置所使用掩码的类型。