2.5 快速设置目录和索引

目录作为一种联系文献与需求者之间的媒介或纽带，以最大限度满足人们的书目情报需求为目的，对文献信息进行科学地揭示和有效地报道，并且不受时间和空间的限制。它是书籍的必备工具，可以方便人们对书籍内容进行查找。索引是将文献中具有检索意义的事项，比如人名、概念等，按照一定的方式有序地编排起来，供用户检索。本节将介绍设置目录和索引的相关操作。

2.5.1 目录很重要

用户创建了一篇文档，想要为它添加一个目录，如果自己手动编写目录，会非常耗时耗力，这时可以用Word从文档中直接提取目录。

1．提取文档目录

【例2-25】为文档中所有标题设置标题样式，并在指定位置插入一个列示到4级标题的目录。

01 为文档中所有的标题设置标题样式，分成几个级别。比如章的标题就使用“样式1”，节的标题就使用“样式2”，第三级标题就使用“样式3”，第四级标题就使用“样式4”，依次类推。

02 设置好所有标题样式后，打开“视图”选项卡，勾选“显示”命令组的“导航窗格”复选框，会自动弹出“导航”窗格。在“导航”窗格中可以清晰地看到文档的结构。将光标放到要插入目录的位置，如图2-79所示。

图2-79 显示文档的结构

03 打开“引用”选项卡，单击“目录”按钮，弹出下拉列表，从中选择合适的目录样式。本例因为要列示到4级目录，因此选择“自定义目录”选项，如图2-80所示。

图2-80 选择“自定义目录”选项

04 打开“目录”对话框，从中设置目录的显示级别，本例设置为“4”，单击“确定”按钮，如图2-81所示。返回文档编辑页面后，可以看到文档中已经插入了目录，如图2-82所示。

图2-81 “目录”对话框

图2-82 文档中插入的目录

2．更新目录

当用户对文档内容进行修改后，相对应的目录也需要更新，才能和文档内容保持一致。

【例2-26】更新文档中的目录。

01 打开“引用”选项卡，单击“更新目录”按钮，如图2-83所示。

图2-83 单击“更新目录”按钮

02 弹出“更新目录”对话框，从中选择“更新整个目录”单选项，单击“确定”按钮，如图2-84所示。

图2-84 “更新目录”对话框

知识点拨

当用户不再需要目录时，可以将目录删除。选中整个目录后，按Delete或Backspace键即可删除；也可以单击“引用”选项卡的“目录”按钮，从下拉列表中选择“删除目录”选项进行删除。

2.5.2 索引很实用

索引能够方便用户对文档中的信息进行查找，是很便利的检索工具。

1．插入索引

【例2-27】为文档二级标题添加索引标记，并在指定位置插入二级标题索引。

01 打开“引用”选项卡，单击“索引”命令组的“标记索引项”按钮，如图2-85所示。

图2-85 单击“标记索引项”按钮

02 弹出“标记索引项”对话框。在文档中选择需要标记的内容作为索引项，单击“主索引项”文本框，这时选择的内容就会自动添加到该文本框中，然后单击“标记”按钮，如图2-86所示。

图2-86 “标记索引项”对话框

03 重复上面的操作标记其他索引项，当所有的索引都标记好后，单击“关闭”按钮。

04 将光标放到合适的位置上，单击“索引”命令组的“插入索引”按钮，弹出“索引”对话框，在对话框中对索引进行设置，然后单击“确定”按钮，如图2-87所示。

图2-87 “索引”对话框

05 返回页面编辑区，可以看到在文档指定位置已经出现了索引，如图2-88所示。

图2-88 在文档中插入了索引

2．设置索引

如果用户对插入的索引不满意，还可以对索引进行设置。

【例2-28】修改文档中的索引样式，改为微软雅黑、四号、倾斜、两端对齐。

01 打开“引用”选项卡，单击“插入索引”按钮，打开“索引”对话框，单击“修改”按钮，如图2-89所示。

图2-89 单击“修改”按钮

02 弹出“样式”对话框，从中选择需要修改的索引，然后单击“修改”按钮，如图2-90所示。

图2-90 “样式”对话框

03 弹出“修改样式”对话框，从中设置索引的样式，如选择“微软雅黑”字体，“四号”字，设置字体倾斜，然后单击“确定”按钮，如图2-91所示。

图2-91 “修改样式”对话框

04 返回文档编辑区后，可以看到设置后的索引样式，如图2-92所示。

图2-92 设置后的索引样式

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