1.2 公司考勤制度

考勤制度是公司进行正常工作秩序的基础，是支付工资、员工考核的重要依据。接下来通过制作一个“公司考勤制度”来重点学习对字体格式、段落样式、页面背景等进行设置，并对文档进行审阅。

1.2.1 设置字体格式

为了使文档清晰明了、重点突出，用户可以对文档进行格式的设置。Word提供了多种字体格式供用户进行文本设置。字体格式设置主要包括设置字体、字号、加粗、字符间距等操作。

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最终效果\第1章\公司考勤制度

1．设置字体、字号

要使文档中的文字更利于阅读，就需要对文档中文本的字体及字号进行设置，以区分各种不同的文本。下面重点介绍使用【字体】组设置字体和字号的方法。

考勤制度文档是公司内部使用，没有强制的格式要求，只要使文档的层级结构显示即可。使用【字体】组进行字体和字号设置的具体步骤如下。

1 打开本实例的原始文件，选中文档标题“公司考勤制度”，切换到【开始】选项卡，在【字体】组中的【字体】下拉列表中选择一种合适的字体，例如选择【华文中宋】选项。

2 在【字体】组中的【字号】下拉列表中选择合适的字号，标题需要重点突出，字号要设置得大一些，这里选择【二号】选项。

其他设置字体和字号的方法，如使用【字体】对话框来设置文档正文的操作步骤，读者可以扫描二维码学习。

2．设置加粗效果

设置加粗效果，可以让选择的文本更加突出。

打开本实例的原始文件，选中文档标题“公司考勤制度”，切换到【开始】选项卡，单击【字体】组中的【加粗】按钮即可。

3．设置字符间距

通过设置Word 2019文档中的字符间距，可以使文档的页面布局更符合实际需要。设置字符间距的具体步骤如下。

1 选中文档标题“公司考勤制度”，切换到【开始】选项卡，单击【字体】组右下角的【对话框启动器】按钮。

2 弹出【字体】对话框，切换到【高级】选项卡，在【字符间距】组合框中的【间距】下拉列表中选择【加宽】选项，在【磅值】微调框中将磅值调整为“4磅”，单击按钮。

3 返回Word文档，设置效果如下图所示。

1.2.2 设置段落格式

设置了字体格式之后，用户还可以为文本设置段落格式，Word 2019提供了多种设置段落格式的方法，主要包括对齐方式、段落缩进和间距等。

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最终效果\第1章\公司考勤制度1

1．设置对齐方式

段落和文字的对齐方式可以通过【段落】组进行设置，也可以通过【段落】对话框进行设置。

使用【段落】组

使用【段落】组中的用于各种对齐方式的按钮，可以快速地设置段落和文字的对齐方式，具体步骤如下。

打开本实例的原始文件，选中标题“公司考勤制度”，切换到【开始】选项卡，在【段落】组中单击【居中】按钮，设置效果如下图所示。

1 选中文档中的段落或文字，切换到【开始】选项卡，单击【段落】组右下角的【对话框启动器】按钮。

使用【段落】对话框

2 弹出【段落】对话框，切换到【缩进和间距】选项卡，在【常规】组合框中的【对齐方式】下拉列表中选择【两端对齐】选项，单击按钮。

2．设置段落缩进

通过设置段落缩进，可以调整文档正文内容与页边距之间的距离。用户可以使用【段落】组、【段落】对话框或标尺设置段落缩进。

使用【段落】组

1 选中“一、总则”下方的文本段落，切换到【开始】选项卡，在【段落】组中单击【增加缩进量】按钮。

2 返回Word文档，选中的文本段落向右侧缩进了一个字符。从下图所示可以看到向后缩进一个字符前后的对比效果。

1 选中“一、总则”下方的文本段落，切换到【开始】选项卡，单击【段落】组右下角的【对话框启动器】按钮。

使用【段落】对话框

2 弹出【段落】对话框，自动切换到【缩进和间距】选项卡，在【缩进】组合框中的【特殊格式】下拉列表中选择【首行缩进】选项，在【缩进值】微调框中默认为“2字符”，其他设置保持不变，单击按钮。

3 使用同样的方法将其他段落进行设置。

3．设置间距

间距是指行与行之间、段落与行之间、段落与段落之间的距离。用户可以通过如下方法设置行和段落间距。

使用【段落】组

使用【段落】组设置行和段落间距的具体步骤如下。

1 打开本实例的原始文件，按【Ctrl】+【A】组合键选中全篇文档，切换到【开始】选项卡，在【段落】组中单击【行和段落间距】按钮，从弹出的下拉列表中选择一张合适的选项，这里选择【1.15】选项，随即行距变成了1.15倍的行距。

2 选中标题行，在【段落】组中单击【行和段落间距】按钮，从弹出的下拉列表中选择【增加段落后的空格】选项，随即标题所在的段落下方增加了一段空白间距。

使用【段落】对话框

1 打开本实例的原始文件，选中文档的标题行，切换到【开始】选项卡，单击【段落】组右下角的【对话框启动器】按钮。

2 弹出【段落】对话框，自动切换到【缩进和间距】选项卡，调整【段前】微调框中的值为“1行”，【段后】微调框中的值为“12磅”，在【行距】下拉列表中选择【最小值】选项，在【设置值】微调框中输入“12磅”，单击按钮。

使用【布局】选项卡

选中文档中的各条目，切换到【布局】选项卡，在【段落】组的【段前】和【段后】微调框中同时将间距值调整为“0.5行”，效果如下图所示。

4．添加项目符号和编号

合理使用项目符号和编号，可以使文档的层次结构更清晰、更有条理。

打开本实例的原始文件，选中需要添加项目符号的文本，切换到【开始】选项卡，在【段落】组中单击【项目符号】按钮右侧的下三角，从弹出的下拉列表中选择【★】选项，随即在文本前插入了星形项目符号。

选中需要添加编号的文本，在【段落】组中单击【编号】按钮右侧的下三角，从弹出的下拉列表中选择一种合适的编号，即可在文本中插入编号。

使用同样的方法为其他文本添加适当的项目符号和编号。

1.2.3 设置页面背景

为了使Word文档看起来更加美观，用户可以为其添加各种漂亮的页面背景，包括水印、页面颜色以及其他填充效果。

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原始文件\第1章\公司考勤制度2

最终效果\第1章\公司考勤制度2

1．添加水印

水印是指作为文档背景图案的文字或图像。在一些重要文件上添加水印，例如“绝密”“保密”的字样，不仅让获得文件的人知道该文档的重要性，还可以告诉使用者文档的归属权。Word 2019提供了多种水印模板和自定义水印功能。添加水印的具体步骤如下。

1 打开本实例的原始文件，切换到【设计】选项卡，在【页面背景】组中单击【水印】按钮，从弹出的下拉列表中选择【自定义水印】选项。

2 弹出【水印】对话框，选中【文字水印】单选钮。在【文字】下拉列表中选择【请勿拷贝】选项。水印的字体正式的风格是使用黑体，因此这里在【字体】下拉列表中选择【黑体】选项。为了突出水印，可以将其【字号】调大，这里在【字号】下拉列表中选择【80】选项，其他选项保持默认，单击按钮。

注意

如上图所示，【文字】下拉列表中的信息，如果满足不了用户的需求，用户是可以在【文字】文本框中手动输入的。

3 设置完成后，返回到Word文档，可以看到水印的设置效果如下图所示。

2．设置页面颜色

页面颜色是指显示在Word文档最底层的颜色或图案，用于丰富Word文档的页面显示效果。页面颜色在打印时不会显示。

Word文档中最常见的页面是白纸黑字，如果用户觉得白色太单调，可以设置其他颜色。设置页面颜色的具体步骤如下。

1 切换到【设计】选项卡，在【页面背景】组中单击【页面颜色】按钮，从弹出的下拉列表中选择【绿色，个性色6，淡色80%】选项。

2 如果“主题颜色”和“标准色”中显示的颜色依然无法满足用户的需求，那么可以从弹出的下拉列表中选择【其他颜色】选项。

3 弹出【颜色】对话框，自动切换到【自定义】选项卡，在【颜色】面板上选择合适的颜色，也可以在下方的微调框中调整颜色的RGB值，然后单击按钮，返回Word文档可以看到设置效果。

1.2.4 审阅文档

在日常工作中，某些文件需要领导审阅或者经过大家讨论后才能够执行，这就需要在这些文件上进行一些批示或修改。Word 2019提供了批注、修订和更改等审阅工具，大大提高了用户的办公效率。

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原始文件\第1章\公司考勤制度3

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1．添加批注

为了帮助阅读者更好地理解文档内容以及跟踪文档的修改情况，可以为Word文档添加批注。添加批注的具体步骤如下。

1 打开本实例的原始文件，选中要插入批注的文本，切换到【审阅】选项卡，在【批注】组中单击【新建批注】按钮。

2 随即在文档的右侧出现一个批注框，用户可以根据需要输入批注信息。Word 2019的批注信息前面会自动加上用户名以及添加批注时间。

3 如果要删除批注，可先选中批注框，在【批注】组中单击【删除】按钮的下三角，从弹出的下拉列表中选择【删除】选项。

Word 2019批注新增加了【答复】按钮。用户可以在相关文字旁边讨论和轻松地跟踪批注。

2．修订文档

Word 2019提供了文档修订功能，在打开修订功能的状态下，系统将会自动跟踪对文档的所有更改，包括插入、删除和格式更改，并对更改的内容做出标记。

1 切换到【审阅】选项卡中，单击【修订】组中的按钮，从弹出的下拉列表中选择【批注框】【在批注框中显示修订】选项。

2 在【修订】组中单击按钮右侧的下三角，从弹出的下拉列表中选择【所有标记】选项。

3 在Word文档中，切换到【审阅】选项卡，在【修订】组中单击【修订】按钮的上半部分，随即进入修订状态。

4 将文档的标题“公司考勤制度”的字号调整为“小一”，随即在右侧弹出一个批注框，并显示格式修改的详细信息。

5 当所有的修订完成以后，用户可以通过“导航窗格”功能通篇浏览所有的审阅摘要。切换到【审阅】选项卡，在【修订】组中单击按钮，从弹出的下拉列表中选择【垂直审阅窗格】选项。

6 此时在文档的左侧出现一个导航窗格，并显示审阅记录。

3．更改文档

文档的修订工作完成以后，用户可以跟踪修订内容，并选择接受或拒绝。更改文档的具体操作步骤如下。

1 在Word文档中，切换到【审阅】选项卡，在【更改】组中单击【上一处修订】按钮或【下一处修订】按钮，可以定位到当前修订的上一条或下一条内容。

2 在【更改】组中单击【接受】按钮的下三角，从弹出的下拉列表中选择【接受所有修订】选项。

3 审阅完毕，单击【修订】组中的【修订】按钮，退出修订状态。