2.1　工作簿的基本操作

认识工作簿，并掌握工作簿的新建、使用、保护和多窗口排列等操作

在Excel中，工作簿是用来存储和管理数据的文件，一个工作簿可以包含多张工作表，因此用户可以借助工作簿对不同类型的数据进行分类处理。

2.1.1　新建工作簿

在使用工作簿处理数据时，首先需要做的就是新建符合要求的工作簿，新建工作簿主要有以下3种方式。

1.在桌面或者资源管理器中新建工作簿

安装Excel 2016之后，在桌面上右击，在弹出的快捷菜单中选择“新建→Microsoft Excel工作表”命令即可，如图2-1所示。

2.在Excel程序中新建工作簿

在Excel 2016中新建空白工作簿一般有两种方式：第一种是启动Excel 2016，在开始界面中选择“空白工作簿”选项，系统将快速生成一个工作簿；第二种是打开一张表格，单击“文件”按钮，在“新建”选项卡中选择“空白工作簿”选项，如图2-2所示。

3.根据模板新建工作簿

在Excel 2016中新增加了许多既精美又实用的模板，包括系统自带的模板和在线模板，用户可以根据模板快速新建符合自己需要的工作簿。

例如，在“新建”选项卡或开始界面中选择适合的模板，单击“创建”按钮，即可新建选中类型的工作簿，如图2-3所示。

另外，在“搜索联机模板”文本框中输入关键字，并单击“搜索”按钮，这样也可以快速新建工作簿。例如，输入关键字“工资”，在搜索结果中选择适合的工作簿，如图2-4所示。

2.1.2　使用工作簿

工作簿的操作主要包括3个方面：打开和关闭工作簿、添加工作簿的内容与设置工作簿的格式，以及保存和另存工作簿。本节将具体介绍打开和关闭工作簿、保存和另存工作簿的具体方法。

1.打开工作簿

在Excel 2016中打开工作簿主要有3种方法，如下所示。

◆　通过Excel文件打开：双击Excel 2016文件，或在其应用程序上右击，在弹出的快捷菜单中选择“打开”命令，即可打开工作簿。

◆　通过浏览文件地址打开：单击“文件”选项卡，再单击“打开”选项卡，然后双击“这台电脑”按钮，打开“打开”对话框，最后选择目标文件，单击“打开”按钮，如图2-5所示。

◆　通过“最近使用的工作簿”列表打开：单击“最近”按钮，在界面右侧的列表中显示了最近使用过的工作簿，如果需要再次使用某个工作簿，直接选择该工作簿即可，如图2-6所示。

提示　Attention

使用快捷键打开工作簿

除了以上3种方法之外，用户还可以通过快捷键快速打开工作簿，具体方法为：在欢迎界面中按【Ctrl+O】组合键，切换到“打开”选项卡，然后根据实际需要，选择电脑中的Excel文件或最近使用过的工作簿。

在工作簿中完成所有操作之后，需要关闭工作簿，与第一章的退出当前Excel程序操作完全相同，这里就不再赘述。

2.保存和另存工作簿

对工作簿中的对象进行操作之后，一定要养成保存文件的习惯，以避免由于操作失误、断电、电脑故障等各种原因导致数据损坏、资料流失。

保存文件可分为快速保存工作簿、定时自动保存工作簿，以及将工作簿另存为其他名称或格式。

◆　快速保存工作簿：对打开的工作簿进行编辑后，可以直接按【Ctrl+S】组合键进行保存，或者单击快速访问工具栏中的 按钮进行保存。

◆　定时自动保存工作簿：在Excel 2016中，使用定时自动保存工作簿的功能后，系统会根据设置的时间间隔自动对工作簿进行保存，而且如果Excel 2016发生错误或系统崩溃，它还将保存一个副本，帮助用户恢复之前的工作。

◆　另存工作簿：另存工作簿可以改变工作簿原有的名称和存储路径，还可以改变工作簿的格式。单击“文件”选项卡，在“另存为”选项卡中单击“浏览”按钮，在打开的对话框中可重新设置文件的名称、地址和格式，如图2-7所示。

下面将以“客户信息登记表”工作簿为例，具体介绍另存和定时自动保存工作簿的操作方法，其具体操作如下。

操作演练：另存和定时自动保存工作簿

Step 01　单击“浏览”按钮

新建工作簿，单击按钮，然后单击“另存为”选项卡，单击“浏览”按钮。

Step 02　保存文件

打开“另存为”对话框，选择文件的保存地址，在“文件名”文本框中输入文件的名称，并单击“保存”按钮保存文件。

Step 03　打开“Excel选项”对话框

切换到“文件”选项卡，单击“选项”选项卡，打开“Excel选项”对话框。

Step 04　设置定时自动保存

切换到“保存”选项卡，设置“保存自动恢复信息时间间隔”为“5”，单击“确定”按钮。

2.1.3　保护工作簿

在通常情况下，一个工作簿中可能包含了多张工作表的信息，为了确保信息的保密与完整性，防止他人盗取或篡改信息，可以利用Excel 2016对工作簿加以保护。保护工作簿最常用的方法有两种：将工作簿标记为最终状态以及为工作簿添加密码。

其中，将工作簿标记为最终状态是最初级的一种保护措施，当工作簿被标记为最终状态后，功能区中的各项编辑命令将无法使用，可避免无意间的修改或破坏，如图2-8所示。

为避免他人恶意修改、破坏信息，或盗取数据，可为工作簿设置密码保护，下面将以“产品销售报表”为例，介绍为工作簿加密的具体方法。

操作演练：为工作簿设置密码保护

\素材\第2章\产品销售报表.xlsx

\效果\第2章\产品销售报表.xlsx

Step 01　选择“用密码进行加密”命令

打开“产品销售报表”文件，切换到“文件”选项卡，单击“信息”选项卡中的“保护工作簿”下拉按钮，在下拉菜单中选择“用密码进行加密”命令。

Step 02　设置密码

在打开的“加密文档”对话框中输入密码，这里输入“cpxs123”，然后单击“确定”按钮。

Step 03　确认密码

在打开的“确认密码”对话框中再次输入密码，并单击“确定”按钮。

Step 04　完成保护

重新打开文件时，将出现“密码”对话框询问密码，只有输入正确的密码，并单击“确定”按钮才可以打开工作簿。

技巧　Skill

取消工作簿的密码保护

在Excel 2016中，如果需要取消工作簿的密码保护，只需切换到“文件”选项卡，单击“信息”选项卡中的“保护工作簿”下拉按钮，选择“用密码进行加密”命令，在打开的对话框中清除原有密码，最后单击“确定”按钮即可，如图2-9所示。

2.1.4　在工作簿中实现多窗口查看数据

在实际工作中，我们常常需要对照查看多个工作簿中的信息，这时可以根据需要对窗口进行操作，以便查看数据。在工作簿中实现多窗口查看数据的方法主要有3种，下面将具体进行介绍。

1.拆分工作表

如果在一张工作表中包含的信息量太多，前后查看很不方便时，可以将工作表拆分为独立的窗格，然后并排在工作簿中方便对比查看，如图2-10所示。

拆分工作表一般有两种方法，如下所示。

◆　通过拖动分割线任意拆分窗口：切换到“视图”选项卡，单击“拆分”按钮，在工作表中将出现两条垂直相交的分割线，拖动分割线可以对窗口进行拆分，如图2-11所示。

◆　通过选定对象拆分窗口：选择拆分边界的行或列，直接单击“拆分”按钮，即可从选定位置快速拆分工作表，如图2-12所示。

2.冻结工作表

当工作表长度过长，查看表尾部的数据时很容易忘记对应表头的信息，这时可以借助冻结工作表功能将表头冻结，以方便查看后面的数据，如图2-13所示。

在Excel 2016中，用户既可以冻结已经拆分的工作表，也可以根据实际需要冻结工作表的首行或首列。

冻结工作表的方法为：在“视图”选项卡中单击“冻结窗格”下拉按钮，在下拉菜单中选择“冻结拆分窗格”、“冻结首行”或“冻结首列”命令即可，如图2-14所示。

3.并排查看数据

当需要对照查看多个工作簿中的数据或者一个工作簿中多张工作表的数据时，建议使用Excel 2016多窗口并排查看数据的功能，这样可以避免在多张工作表中进行切换。

下面将以在“产品订单表”工作簿中查看9月份和10月份的订单数据为例，具体介绍在Excel 2016中并排查看数据的方法。

操作演练：并排查看数据

\素材\第2章\产品订单表.xlsx

\效果\第2章\无

Step 01　单击“新建窗口”按钮

打开“产品订单表”文件，切换到“视图”选项卡，单击“新建窗口”按钮。此时一个工作簿变为同名的两个工作簿，并在文件后缀名后自动加上编号。

Step 02　打开“并排查看”对话框

在新建的“产品订单表.xlsx：1”工作簿的“视图”选项卡中单击“并排查看”按钮。

Step 03　并排查看数据

此时“产品订单表.xlsx：2”工作簿将出现在“产品订单表.xlsx：1”下方，滑动滚动条，两个窗口中的内容将同步滚动。

Step 04　取消同步滚动

若要取消同步滚动，则可以单击“视图”选项卡中的“同步滚动”按钮。

提示　Attention

并排查看工作簿的注意事项

本例是在没有其他工作簿打开的情况下进行操作的，若已打开其他工作簿，则在单击“并排查看”按钮时，程序会打开“并排比较”对话框，在其中选择需要进行对比查看的工作表即可。