第三节 规章制度合规指引

◆相关概念

1.规章制度

是指用人单位制定的组织劳动过程和对员工实施劳动管理的各类规则和制度的统称。规章制度的性质在理论上争议较大^[2]，但无论基于何种性质，规章制度都涉及员工的切身利益，与劳动管理过程相关，是界定员工和公司权利义务的重要载体。根据劳动法的规定，制定和完善规章制度既是用人单位的权利也是用人单位的义务。

2.民主程序

是指用人单位在制定、修改规章制度或重大事项过程中履行与工会、职工代表或全体职工进行民主协商的活动。民主程序的目的是保障工会、职工代表或全体员工在规章制度和重大事项的制定和修改过程中所享有的知情权、发言权，缺失民主程序将导致用人单位规章制度无法作为劳动管理依据的风险。

◆典型案例

工会委员会议决议能否视为民主程序？

2015年10月18日，郑某入职某公司，岗位为销售，双方先后订立了两次固定期限劳动合同，自2020年10月19日起订立了无固定期限劳动合同。2020年12月3日，公司以郑某在职期间无故旷工、严重违反其规章制度为由，解除了双方劳动关系。郑某认为公司规章制度未履行民主程序，系违法解除劳动合同。公司辩称，郑某在职期间存在无故旷工行为，而《员工手册》已经公司工会委员会决议通过，郑某入职时学习过，其解除郑某的劳动合同并无不妥^[3]。

专家分析

本案中，公司虽提供了《工会委员会决议》，但该决议仅能证明《员工手册》经过了工会委员会决议通过，并不能证明该手册经职工代表大会或全体职工讨论协商确定。《工会法》赋予工会委员会的职责更多的是组织、协调和日常管理工作，负责检查、督促职工代表大会决议的执行，而不是代替职工代表大会行使决议的权利，因此，公司不应将《工会委员会决议》的民主效力等同于职工代表大会或者全体职工大会，其通过《工会委员会决议》制定规章制度的民主程序未达到《劳动合同法》第四条相关规定的法定标准，劳动争议仲裁委员会最终裁决该公司与郑某继续履行劳动合同。

◆合规指引

第一步：制定规章制度草案

操作说明

根据《劳动法》规定，用人单位有义务制定规章制度。涉及员工切身利益的规章制度内容一般与劳动用工管理事项相关，包括招聘入职、试用期管理、工时、考勤、休假、薪酬、福利、培训、绩效管理、奖惩、劳动安全卫生、劳动保护、劳动合同解除终止、离职手续办理、行为准则（涉及保密、禁止性骚扰、利益冲突、禁止商业贿赂等）等内容。

注意事项

1.用人单位应当注意规章制度制定主体应与劳动合同主体一致，如多家公司共享一本员工手册或者一家公司对不同的业务板块执行不同的规章制度，应在制度中明确所适用的公司主体范围或者所适用的人群范围（如零售、办公室、工厂等），如果用人单位以集团公司、总公司制定制度，并不当然适用于旗下分/子公司或关联公司。

2.规章制度应当明确适用范围，考虑企业用工方式的复杂性，员工类型众多，包括退休返聘、非全日制、劳务派遣、外包等是否同等适用于制度所有内容，需要在制度中明确，否则极易产生争议，如退休人员可能依据《员工手册》规定向公司主张带薪年休假待遇。

3.虽然规章制度的内容大多根据企业的经营特点和实际需要制定，但一些法律法规对用人单位规章制度的具体内容直接设定了义务，主要包括：（1）禁止性骚扰的相关规章制度（依据：《民法典》）；（2）禁止就业歧视，保障女职工权益的相关制度（依据：《妇女权益保障法》）；（3）保护个人信息的规章制度（依据：《个人信息保护法》）；（4）涉及安全生产的相关制度（依据：《安全生产法》）；（5）涉及职业卫生管理的相关制度（依据：《职业病防治法》）。

4.除了法定的制度内容以外，用人单位制定规章制度内容时还应注意：（1）避免违反法律法规，如规定拒绝加班视为违纪，年休假逾期未申请自动作废等；（2）避免越权设定义务，即不属于劳动管理过程且不涉及公司利益的事项一般无法制定约束性制度条款，如禁止员工乘坐黑车、对外借债等往往难以得到法院支持；（3）内容清晰，避免有歧义，如涉及情节严重、恶劣影响、重大损害等术语应尽量转化表述或作进一步的释义，同时制度内容应尽可能呈现“提要求”和“明后果”相结合；（4）内容避免过于严苛，如规定迟到三次即视为严重违纪，病假单晚交一天视为旷工往往难以得到法院支持。

相关法规

《中华人民共和国劳动法》（2018年12月29日修正）

第四条　用人单位应当依法建立和完善规章制度，保障劳动者享有劳动权利和履行劳动义务。

《中华人民共和国职业病防治法》（2018年12月29日修正）

第二十条　用人单位应当采取下列职业病防治管理措施：

……

（三）建立、健全职业卫生管理制度和操作规程；

……

《中华人民共和国安全生产法》（2021年6月10日修正）

第二十一条　生产经营单位的主要负责人对本单位安全生产工作负有下列职责：

……

（二）组织制定并实施本单位安全生产规章制度和操作规程；

……

《中华人民共和国个人信息保护法》（2021年8月20日发布）

第五十一条　个人信息处理者应当根据个人信息的处理目的、处理方式、个人信息的种类以及对个人权益的影响、可能存在的安全风险等，采取下列措施确保个人信息处理活动符合法律、行政法规的规定，并防止未经授权的访问以及个人信息泄露、篡改、丢失：

（一）制定内部管理制度和操作规程；

……

《中华人民共和国妇女权益保障法》（2022年10月30日修订）

第二十五条　用人单位应当采取下列措施预防和制止对妇女的性骚扰：

（一）制定禁止性骚扰的规章制度；

……

第二步：将规章制度草案提交职代会或全体职工讨论

操作说明

根据法律规定，规章制度应经职工代表大会或全体职工讨论，提出方案和意见，与工会或职工代表平等协商确定。该处民主程序的实质是保证员工对规章制度制定过程的知情权、参与权、发言权，考虑到司法实践中用人单位和劳动者常就规章制度是否履行民主程序产生争议，故用人单位应保留履行民主程序的相关证据。

注意事项

1.规章制度履行民主程序应以用人单位名义进行，如涉及多家公司的，应当同时以多家公司名义发起民主程序。

2.规章制度的草案应以有证据证明的方式传递给职工代表或全体职工，明确提出方案和意见的途径（如邮件、书面、企业微信等方式）和期限（一般不少于3天）；其中职工代表应符合地方性法规规定的比例（包括普通员工、女性员工、劳务派遣员工等）和人数，如用人单位通过职代会来审议通过规章制度，一般应由三分之二的职工代表参加会议，二分之一以上的职工代表同意后方可视为通过，国有、集体及其控股企业制定规章制度需经职代会审议通过，其他类型企业制定规章制度应听取职工代表的意见和建议（非征得职工代表同意）；如果企业未成立职代会，则需要向当时所有在职员工送达规章制度草案，给予其合理的反馈渠道和期限；上述过程可通过分组沟通会、群发邮件、企业微信集体发送等方式进行，但均应履行证据固定。

3.用人单位收到职工代表或部分职工就制度提出的意见后，应当给予分批次或集中回复。

4.对于成立工会的企业，工会可以协调职工代表征询相关意见，有些企业直接由工会出具规章制度的意见或者召开工会委员会议，以此作出履行民主程序的证据，考虑到民主程序的主体为职代会或全体职工，故以工会替代职代会的做法仍然存在一定的法律风险。

示范文本1

职工代表会议纪要

一、会议基本情况

会议时间：____年____月____日

会议地点：________

会议性质：员工手册职工代表征求意见

二、会议人员到会情况

本次会议由职工代表出席，应到____人，实到____人，超过三分之二出席，具体到会人员如下：

三、会议主持及会议议题

本次会议由____主持。

会议议题：就员工手册草案及公司相关政策内容进行讨论。

四、与会人员部分意见

……

五、审议结果

通过。

职工代表签名：

示范文本2

《员工手册》意见征询表

公司拟于向全体员工启用《员工手册》（××××年版）及公司相关制度附件，公司现遵循“民主、公开、透明”的沟通原则并参照《劳动合同法》第四条规定，履行相应民主程序。请各位同事阅览《员工手册》等相关制度后在以下表格中反馈具体意见（如内容较多可另行提交书面意见并备注另行提交的书面意见）。如无反馈意见，可无需填写此表。

中文姓名：

具体意见和建议：

……

签名：

日期：

示范文本3

征询意见邮件

主题：《员工手册》（××××年版）征求意见通知

各位同事：

为确保人力资源相关制度与公司实际经营状况相符，适度优化和提升现有薪酬福利标准，公司拟于××××年×月×日向全体办公室员工（详细实体清单见附件《员工手册》的前言部分）启用《员工手册》及公司相关政策附件，该手册的征求意见及讨论稿已经法务审核，并获得管理层批准。该手册不会影响员工与公司已签署的任何劳动合同或协议的法律效力。

遵循“民主、公开、透明”的沟通原则，公司通过以下方式采集员工的意见和建议。

请各位同事在收到邮件后仔细阅览该手册及公司相关政策附件。阅览后如有建议或意见，请于____年____月____日17：00之前通过以下任意一种方式反馈；如您没有建议或意见，则无需进行反馈。

1.书面提交方式：请打印《员工手册意见征询表》（见附件），填写相关内容、签名并书写日期后将表格交至当地人力资源部门联系人：×××

2.邮件提交方式：《员工手册意见征询表》（见附件）填写相关内容后，将此表格作为附件，发送至公共邮箱：________

感谢大家对于新版《员工手册》的关注及对后续实施过程的配合，期待您的宝贵意见！

此致

×××公司

相关法规

《中华人民共和国劳动合同法》（2012年12月28日修正）

第四条第二款　用人单位在制定、修改或者决定有关劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时，应当经职工代表大会或者全体职工讨论，提出方案和意见，与工会或者职工代表平等协商确定。

《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律问题的解释（一）》（法释〔2020〕26号）

第五十条　用人单位根据劳动合同法第四条规定，通过民主程序制定的规章制度，不违反国家法律、行政法规及政策规定，并已向劳动者公示的，可以作为确定双方权利义务的依据。

用人单位制定的内部规章制度与集体合同或者劳动合同约定的内容不一致，劳动者请求优先适用合同约定的，人民法院应予支持。

《企业民主管理规定》（总工发〔2012〕12号）

第十三条　职工代表大会行使下列职权：

（一）……

审议企业制定、修改或者决定的有关劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项方案，提出意见和建议；

……

第三步：规章制度定稿

操作说明

规章制度定稿是指根据前期采集的员工、工会或职工代表的意见，管理层最终完成发布前审批的过程。虽然说企业并无必须采纳员工意见的法定义务，但是如果有较多员工反映同一类问题，企业不对制度内容进行调整则可能会出现未来执行力度大打折扣的情况，最终损害组织的凝聚力。因此，在满足合法合规的前提下，规章制度定稿应适当考虑员工反馈的合理意见。

注意事项

1.用人单位可以就员工普遍反映的问题向有异议的员工进行集中解释，澄清公司制定相关条款的依据、理由和必要性。

2.用人单位的制度内容应同时考虑合规性、合理性和可操作性，必要时可以外聘专业律师进行审核，确保制定内容不存在合规风险。

3.规章制度定稿应当明确生效时间，但不宜表述为原有的制度废止，按照“法不溯及既往”的原则，对于规章制度生效前的行为仍然需要按照彼时仍然有效的制度进行处理。

4.规章制度的最终定稿应当完成审批程序，由有权的决策者如法定代表人、总经理、董事会成员等进行审批，具体操作权限可以查阅公司章程以及公司内部关于权限的规定。

相关法规

《中华人民共和国公司法》（2018年10月26日修正）

第四十六条　董事会对股东会负责，行使下列职权：

……

（十）制定公司的基本管理制度；

……

第四十九条　有限责任公司可以设经理，由董事会决定聘任或者解聘。经理对董事会负责，行使下列职权：

……

（四）拟订公司的基本管理制度；

（五）制定公司的具体规章；

……

第四步：向全体员工公示告知

操作说明

用人单位在规章制度完成审批后，需要向全体员工公示或告知，确保员工知晓规章制度实体和程序内容。用人单位需就是否履行公示告知义务承担举证责任。

注意事项

1.尽管法律表述是公示或告知，考虑到“公示”在司法实践中往往存在证据认定风险（即是否足以证明员工已知晓相关内容），建议用人单位以告知为主要的方式，具体路径可以包括：（1）规章制度签名页；（2）培训签到表；（3）规章制度测试卷；（4）邮件送达；（5）企业微信等。

2.由于任意一种告知方式都可能存在证据灭失风险，用人单位可以同时采取多种方式履行公示告知义务，如内部网站公示、群发邮件、培训签到等。

3.与履行民主程序的员工范围不同，企业履行公示告知义务的对象不仅包括当时在职的员工，也包括制度公布后新入职的员工，对新入职的员工可以在签署劳动合同的同时完成规章制度签收工作。

示范文本

公示邮件

主题：《员工手册》（××××年版）公布实施通知

各位同事：

公司于____年____月____日至____年____月____日就《员工手册》（××××年版）及公司相关制度附件征求员工意见，履行法律规定的程序。现结合员工的意见，《员工手册》（××××年版）及公司相关制度附件已完成定稿。公司决定向全体员工（详细实体清单见附件员工手册的前言部分）启用《员工手册》（××××年版）及公司相关制度附件，自____年____月____日起正式实施。

公司后续将安排《员工手册》的签阅工作，感谢大家的配合！

×××公司

相关法规

《中华人民共和国劳动合同法》（2012年12月28日修正）

第四条第四款　用人单位应当将直接涉及劳动者切身利益的规章制度和重大事项决定公示，或者告知劳动者。

《中华人民共和国工会法》（2021年12月24日修正）

第三十九条　企业、事业单位、社会组织研究经营管理和发展的重大问题应当听取工会的意见；召开会议讨论有关工资、福利、劳动安全卫生、工作时间、休息休假、女职工保护和社会保险等涉及职工切身利益的问题，必须有工会代表参加。

企业、事业单位、社会组织应当支持工会依法开展工作，工会应当支持企业、事业单位、社会组织依法行使经营管理权。

《上海市职工代表大会条例》（2017年11月23日修正）

第十条　下列事项应当向职工代表大会报告，接受职工代表大会审议，并通过职工代表大会听取职工的意见和建议：

……

（二）企事业单位制订、修改、决定直接涉及职工切身利益的规章制度或者重大事项，以及改革改制中职工分流安置、经济补偿等劳动关系变更的方案；

……

第十一条　下列事项应当向职工代表大会报告，并由职工代表大会审议通过：

……

（四）国有、集体及其控股企业的薪酬制度，福利制度，劳动用工管理制度，职工教育培训制度，改革改制中涉及的职工安置方案，以及其他涉及职工切身利益的重要事项；

……

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[1] 参考：长三角商品交易所有限公司诉卢海云返还原物纠纷案，载《最高人民法院公报》2017年第1期。

[2] 规章制度的性质，主要包括“法律规范说”和“契约说”，前者认为规章制度的约束力来自法律的授权，属于企业内部“立法”；后者则主张规章制度是集体形成的合意，属于定型化契约，构成劳动合同的重要补充。从规章制度与劳动合同、集体合同等其他调整劳动关系手段的比较中，司法实践实际认可“契约说”，即规章制度并不比劳动合同效力更高，在发生冲突时劳动者可请求适用劳动合同约定。

[3] 选自《青岛发布“十三五”时期劳动争议十大典型案例》，载网易网，https：//www.163.com/dy/article/GCQ61G2805419PPO.html。